Adjoint administratif (Québec)

Description

Groupe Conseil UDA est à la recherche d’un (e) adjoint (e) administratif (tive) pour compléter son équipe multidisciplinaire et fournir un soutien à l’équipe de direction ainsi qu’aux autres membres de l’équipe. La personne aura à travailler en étroite collaboration avec nos directeurs, nos chargés de projet et nos autres professionnels en environnement dans l’accomplissement de diverses tâches administratives.

Pourquoi nous choisir?

• Pour notre culture et climat de travail à échelle humaine à la fois agréable et enrichissant sur le plan du développement des compétences en environnement, en agriculture et en foresterie, où les gens peuvent exercer leur passion dans des contextes de projets variés et stimulants, et où leur apport est reconnu et valorisé;
• Pour notre multitude de possibilités de carrières pour continuer d’évoluer et de vous développer et ce, dans un environnement propice l’épanouissement professionnel (plan personnalisé de formation, de développement et d’acquisition de compétences);
• Pour notre contribution significative au succès des projets de développement au Québec en assurant le respect des milieux et des règlements applicables;
• Pour notre rémunération concurrentielle et notre gamme d’avantages sociaux complets axées sur les employés (régime d’assurance collective, régime de retraite, télémédecine, PAE, cellulaire fourni, remboursement du kilométrage parcouru selon politique interne, activités club social, etc.);
• Pour nos conditions de travail flexible visant l’équilibre entre nos vies professionnelles et privées (télétravail offert jusqu’à 100% du temps selon le poste, horaire condensé, congés annuels, etc.).

Responsabilités liées au poste

• Assurer la gestion des documents administratifs, y compris la préparation, la révision et l’archivage des documents;
• Traiter la correspondance entrante et sortante, s’assurer que toutes les communications sont traitées de manière professionnelle et en temps opportun (appels téléphoniques, visiteurs, livreurs, courrier, colis, etc.);
• Maintenir une mise à jour précise des bases de données et des systèmes de fichiers;
• Procéder à la saisie de diverses données et factures dans le logiciel comptable et s’assurer de la bonne imputation dans les différents projets de la firme et les catégories de dépenses;
• Valider des informations relatives aux paiements, les comptes à payer et la réception des factures dans le système;
• Faire approuver, vérifier et traiter les comptes de dépenses lorsque requis;
• Collaborer à la gestion administrative du bureau (période de remplacement et d’aide lors des vacances);
• Appuyer les directeurs dans la mise en place et le suivi de diverses initiatives (RH, SST, environnement, communications, etc.);
• Recevoir des demandes des employés en lien avec la gestion du bureau et les diriger vers les personnes-ressources appropriées s’il y a lieu;
• Travailler en collaboration avec tous les départements de l’entreprise pour la réalisation de projets;
• Promouvoir et appliquer le programme de prévention de la santé et de la sécurité du travail.

Exigences et formation

• DEC ou DEP dans un domaine approprié (comptabilité, ressources humaines, bureautique, etc.);
• Minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire (tous domaines confondus) ou toute autre combinaison de scolarité et d’expérience pertinentes;
• Bonne connaissances/expériences avec les médias sociaux et logiciels informatiques;
• Excellente maîtrise du français tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Grande maîtrise de l’application Word et bonne connaissance des logiciels Excel et Adobe (PDF);
• Professionnalisme, minutie et capacité à effectuer plusieurs tâches simultanées de manière efficace;
• Discrétion dans le traitement d’informations confidentielles.